Ανάπτυξη κινητής εφαρμογής για σύστημα διαχείρισης εγγράφων - Μετατροπή - Migration React Application σε Ionic Application

Τζιβράς, Γεράσιμος; Χαυλής, Ευάγγελος

Μεταπτυχιακή διπλωματική εργασία

Author

Τζιβράς, Γεράσιμος

Χαυλής, Ευάγγελος

Date

2024-02-29

Advisor

Βασιλάκης, Κωνσταντίνος

Μεταπτυχιακή Διπλωματική Εργασία - Ανάπτυξη κινητής εφαρμογής για σύστημα διαχείρισης εγγράφων - Μετατροπή / Migration React Application σε Ionic Application (9.004Mb)

Keywords

Ίριδα ; React JS ; Ionic Framework ; Migration ; Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων ; Ανάπτυξη κινητής εφαρμογής

Abstract

Η παρούσα διπλωματική εργασία αναφέρεται στην ανάπτυξη μιας κινητής εφαρμογής που αφορά ένα σύστημα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Πιο συγκεκριμένα, μέσω της εφαρμογής θα μπορεί ο κάθε χρήστης να εκτελέσει κάποιες ενέργειες πάνω στα έγγραφα που επιθυμεί, όπως είναι σύνταξη, επεξεργασία, υπογραφή, πρωτοκόλληση και διανομή αυτών. Καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής του εγγράφου, θα μπορεί ο χρήστης να ενημερώνεται για την πορεία του, ενώ παράλληλα διατηρείται η ιστορικότητα. Επιπλέον θα μπορεί να αρχειοθετήσει τα έγγραφα του και να τα οργανώσει όπως ο ίδιος επιθυμεί μέσω των εκάστοτε ετικετών. Ακόμα μέσω της εφαρμογής θα μπορεί να δημιουργήσει, να επεξεργαστεί, να δεχθεί και να ολοκληρώσει εργασίες, διευκολύνοντας έτσι το επιτελικό έργο του εκάστοτε οργανισμού. Αξίζει να σημειωθεί ότι η εφαρμογή διαθέτει και ξεχωριστή ενότητα ημερολογίου, με σκοπό να ενημερώνεται ο χρήστης για τη διάρκεια που έχουν οριστεί οι εργασίες που του έχουν ανατεθεί. Στην ενότητα σημαντικών θεμάτων μπορούν να ομαδοποιηθούν έγγραφα και εργασίες που αφορούν ένα συγκεκριμένο θέμα, ενώ μέσω της ενότητας της στοχοθεσίας, γίνεται διαχείριση και παρακολούθηση του εκάστοτε φορέα, οργανισμού, διεύθυνσης, τμήματος. Επιπροσθέτως στην ενότητα του Πρωτοκόλλου μέσω κατάλληλων φίλτρων μπορεί ο κάθε χρήστης να βρει όποιο έγγραφο επιθυμεί και συγκεκριμένες πληροφορίες για αυτό, είτε αφορά εισερχόμενο, είτε εξερχόμενο πρωτόκολλο. Οι ενότητες των αδειών αλλά και αυτή των αντικαταστάσεων αφορά την ύπαρξη συνέχεια στην ομαλή λειτουργία του εκάστοτε φορέα, σε περίπτωση απουσίας του προσωπικού. Μέσω αυτών μπορεί να γίνει μεταβίβαση καθηκόντων σε άλλους υπαλλήλους, αλλά και να ενημερωθεί και να διαχειριστεί ο εκάστοτε προϊστάμενος την απουσία του προσωπικού. Ενώ, η ενότητα των επαφών του οργανισμού, αλλά και επαφών εκτός αυτού, βοηθά στη διατήρηση της καλύτερης επικοινωνίας του οργανισμού τόσο εντός αυτού, αλλά και προς τους έξω από αυτόν. Τέλος, η ενότητα της βιβλιοθήκης λειτουργεί ως ένα μέρος όπου ο χρήστης θα μπορεί να βρει σημαντικά έγγραφα (Νομοθεσίες, Εγκύκλιοι κ.λ.π.). Η παραπάνω εφαρμογή έχει υλοποιηθεί ως μια web εφαρμογή, με το όνομα «Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ΙΡΙΔΑ», και χρησιμοποιείται από πολλούς φορείς του Δημοσίου. Η ανάπτυξη μιας ξεχωριστής εφαρμογής θα μπορέσει να αποφέρει πολλά θετικά όπως είναι: • Ευκολία πρόσβασης: Οι χρήστες προτιμούν συχνά να έχουν πρόσβαση σε υπηρεσίες και πληροφορίες από τα κινητά τους, καθώς αυτό επιτρέπει τη χρήση τους από παντού. • Αλληλεπίδραση με συσκευές: Οι mobile εφαρμογές μπορούν να εκμεταλλευτούν τις δυνατότητες των κινητών συσκευών για να προσφέρουν μια βελτιωμένη εμπειρία χρήστη. • Ειδικές ειδοποιήσεις και ενημερώσεις: Με τις mobile εφαρμογές, μπορούν να αποστέλλονται ειδοποιήσεις στους χρήστες για νέα περιεχόμενα, ενημερώσεις ή ειδικές προσφορές. • Βελτιωμένη απόκριση: Οι mobile εφαρμογές συχνά προσφέρουν γρηγορότερη και πιο απευθείας πρόσβαση στην εφαρμογή και τα δεδομένα, χωρίς την ανάγκη να φορτώνουν μια ιστοσελίδα. • Εξατομίκευση: Οι mobile εφαρμογές επιτρέπουν την εξατομίκευση της εμπειρίας χρήστη, προσφέροντας λειτουργίες και περιεχόμενο που προσαρμόζονται στις ανάγκες κάθε χρήστη. • Αυξημένη προβολή και αναγνωρισιμότητα: Η διάθεση μιας mobile εφαρμογής μπορεί να βελτιώσει την προβολή και την αναγνωρισιμότητα της εφαρμογής.

Abstract

This thesis refers to the development of a mobile application that implements an electronic document management system. More specifically, using the application a user can perform actions on documents, including composition, editing, signing, protocol number assignment and distribution. During the life span of the document, the user can be notified for the document’s current status, while in parallel the history of the document is maintained. Furthermore, the user can file his/her documents and organize them as desired, using tags. Moreover, through the application the user can create, process, accept and fulfill tasks, facilitating the strategic goals of the respective organization. It is worth noting that the application includes a separate ‘calendar’ section, aiming to keep the user informed regarding the duration of the tasks that have been assigned to him. In the ‘Important subjects’ section documents and tasks concerning a specific subject can be grouped, while in the ‘goal setting’ section an organization, directorate or department can be managed and monitored. Additionally, in the ‘protocol’ section, the user may employ filters to find documents and information on them, for both incoming and outgoing documents. The sections on ‘leaves’ and ‘replacements’ concern the operational contingency of the organization when personnel is absent. Using the functionality of these sections, tasks can be transferred to other employees, whereas the head of the department is also notified about the absence of personnel. The 'contacts’ section concerns both the employees of the organization and contacts outside its scope, and provides tools for better managing the inter-person communication and interaction. Finally, the ‘library’ section provides functionality for storing and locating important documents (legislation, circulars, etc). The abovementioned application had been implemented as a web application, under the name "IRIDA Electronic Document Management System", and is used by many public bodies. The development of a separate application is expected to have numerous benefits including: • Ease of access: Users often prefer to access services and information from their mobiles, since this mode overcomes time and space barriers. • Interaction with devices: Mobile applications can take advantage of the capabilities of mobile devices, to provide enhanced user experience. • Special notifications and updates: With mobile applications, notifications can be sent to users about new content, updates or special offers. • Improved responsiveness: Mobile applications often offer faster and more direct access to the application and data, without the need to load a web page. • Personalization: Mobile applications allow the personalization of the user experience, offering functions and content that are adapted to the needs of each user. • Increased visibility and awareness: Making a mobile application available can improve the visibility and awareness of the application.